PR ручной работы
17 Июня 2015

Секрет успешного пресс-мероприятия

Десять обязательных условий для того, чтобы Ваше мероприятие оценили журналисты.

1. Место. 
Журналисты - люди занятые, и только экстра-важное событие заставит их потратить больше часа в одну сторону, чтобы посетить Ваше событие. Если Вы не собираетесь заявлять о слиянии национального значения, не занимаетесь PR транснациональных корпораций, не раскручиваете известную личность – перенесите мероприятие ближе к центру. Проследите, чтобы место встречи было в пешей доступности от метро (5-10 минут неспешным шагом). Очень хорошо, если на этапе выбора места Вы или Ваш сотрудник эмпирическим путем выясните, какое количество времени на самом деле потратят журналисты на дорогу.

2. Время.
Вы подгадали с местом, но назначили пресс-завтрак на 10 утра – Вам и Вашим спикерам принимать пищу в одиночестве. Деловые СМИ появятся к 11 утра в лучшем случае. Те же, кто придет к началу завтрака, будут заняты исключительно им. Поэтому поставьте на входе сотрудника, чтобы отсеять нежелательных гостей, которые под видом СМИ любят ходить на фуршеты. Они порой и пишут что-то "за еду", но подобные шедевры стыдно ставить в пресс-клиппинг.
Опытный пиарщик знает: для ежедневных деловых СМИ оптимальное время  встречи - 11-12 дня, для светских изданий – вторая половина дня.

Важен и день недели: для большинства СМИ вторник-среда – оптимальное время.

3. Тема.
Темы всякие нужны, темы всякие важны, думает Ваш руководитель. Объясните ему, что Ведомости не заинтересуются пресс-туром в Большие Горшки, чтобы убедиться в рекордной яйценоскости и высоких надоях.
Если же Вас вынуждают провести встречу с прессой по случаю 2-летнего юбилея компании, подготовьте цифры и факты, способные впечатлить журналистов. Их положите в раздаточные материалы, а также перед лицами Ваших спикеров.


4. Спикеры.
Ключевой фактор, помимо инфоповода и логистики. Никакой «Арарат Хайат» не спасет Вас от провала, если Ваш хмурый невыспавшийся руководитель будет отвечать на любые вопросы «Без комментариев» или на-гора выдаст всю подноготную.

Главное правило телевизионщиков: ставить перед камерой того, кто умеет говорить. Пускай в обычной жизни Ваш спикер семи пядей во лбу, но если при виде журналистов его разбивает паралич, согласуйте с ним альтернативную кандидатуру.

Нет запасных вариантов – за пару дней до мероприятия проведите мини-тренинг по ораторскому искусству, проследите, чтобы спикер выучил речь и не отклонялся от нее ни на шаг, а на пресс-мероприятии возьмите на себя роль ведущего (а заодно и ключевого спикера).

5. Начинка.
Эффектная и понятная презентация, работающие микрофоны, качественные доклады спикеров, присутствие узких специалистов компании для ответов на  возможные вопросы журналистов, максимум информации в пресс-папках, организованные подходы к прессе… Дайте журналистам больше, чем всё, и пусть никто не уйдет обиженным – вот Ваш девиз. 

И все же стоит помнить, зачем все собрались – информация, озвучиваемая для всех СМИ, должна иметь непосредственное отношение к инфоповоду. Да, при разговорах тет-а-тет могут быть затронуты другие вопросы, но если цель – отчитаться по итогам года, не стоит рассказывать о веревочных курсах в рамках повышения лояльности персонала (если только Ваша компания за отчетный период не сократила половину сотрудников).

6. Продолжительность.
Говорить о себе – радость и удовольствие, но тем/компаний/пресс-мероприятий много, а журналистов мало, поэтому стоит вместить всю важную информацию в 30-40 минут – от вступительного слова до перехода к вопросам журналистов. Неважную информацию можно рассказать на фуршете оставшимся в живых.


7. Модерация.
Нет ничего хуже, чем беспризорные журналисты на мероприятиях. Расставьте сотрудников или успевайте все сами, но журналистов нужно встретить, рассадить, организовать доступ к спикерам, провести по площадкам (если это пресс-тур), накормить-напоить, обеспечить транспортом (при необходимости) и раздаточными материалами.


8. Сопроводительные документы.
Пресс-папка – еще один способ рассказать журналистам о себе. Положите в нее список спикеров, пресс-релиз о событии, с цифрами и фактами, распечатанную презентацию, желательно на отдельном носителе (диске, флэш-карте) продублируйте всю информацию, а также, при необходимости, дополните справочными материалами. Журналисты будут Вам признательны: значительно проще работать с текстом в электронном виде, чем перепечатывать необходимые данные с листа.


9. Своевременность.
Хороша ложка к обеду – рассылайте анонсы мероприятий заблаговременно, с максимально полной и при этой емкой информацией. 

Через несколько часов максимум после события рассылайте пост-релиз – с обновленными фактами и данными.
Оперативно отвечайте на все появившиеся у СМИ вопросы, досылайте запрошенную информацию в сроки, которые были оговорены заранее, не месяцем-неделей позже.

10. Доброжелательность.
Открытость, готовность своевременно предоставить нужную информацию PR специалиста помогают скрыть небольшие организационные огрехи и расположить журналистов.
Часто именно беседа тет-а-тет на подобных мероприятиях становится началом плодотворного сотрудничества со СМИ.

© Светлана Андреева

©2011-2019 PR-агентство "Андреева и партнёры"